دستگاه حضور و غیاب امروزه به یکی از الزامی ترین تجهیزات مدیریت هر کسب و کاری بدل شده است. در مقاله های قبلی به معرفی و بررسی کلی سیستم های حضور و غیاب پرداختیم. در این مقاله، به یکی از منتخب ترین جستجوهای کاربران در محیط اینترنت در ارتباط با خرید دستگاه حضور و غیاب ( دستگاه حضور و غیاب ارزان ) میپردازیم و آنرا بررسی میکنیم.
دستگاه حضور و غیاب ارزان قیمت همواره یکی از جستجوهای برخی از کسانیست که در تلاش برای یافتن، انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب هستند. کسانیکه معمولا اولویت خرید خود را بر مبنای قیمت گذاشته و غالبا نیز بررسی های فنی صحیحی از محصولی که خرید میکنند به عمل نمی آورند. این افراد معمولا اصلی ترین پارامتر در انتخاب دستگاه حضور و غیاب و عملا هدف از خرید دستگاه حضور و غیاب را خیلی جدی نمیگیرند و با بررسی جزئی از کنار آن رد میشوند؛ کارایی سیستم حضور و غیاب.
در خرید دستگاه حضور و غیاب میبایست پارامترهای مهمی همچون : شرایط محیط کار، نیازها در زمینه گزارش گیری، برند و مشخصات فنی، کیفیت خدمات پشتیبانی و پس از فروش، نرم افزار ارائه شده بهمراه دستگاه و در آخر قیمت دستگاه در نظر گرفته شود.
بیایید ابتدا چند سوال از خود بپرسیم. چرا دستگاه حضور و غیاب تهیه میکنیم؟ چه مقدار در مورد سیستم حضور و غیاب اطلاعات داریم؟ آیا میدانیم که سیستم حضور و غیاب فقط یک دستگاه نیست؟ آیا از اهمیت برندینگ در خرید کالا آگاه هستیم؟ آیا میدانیم که به هر منبع اطلاعاتی نیز نمیتوان اعتماد کرد؟ آیا مهمترین ملاک انتخاب، یک دستگاه حضور و غیاب ارزان است؟
این ها برخی از سوالاتی هستند که اگر جواب آنها را بدرستی بدانیم، کمک بسیاری به انتخاب صحیح یک سیستم حضور و غیاب کارامد خواهند کرد.
دستگاه حضور و غیاب
جهت انتخاب یک دستگاه با مشخصات فنی مناسب، ابتدا تعداد پرسنل خود را مشخص کنید. سپس با توجه به محدودیت ها و شرایط کاریتان مشخص کنید که تردد ها به چه روشی ( اثرانگشت، چهره، و … ) ثبت شوند. همچنین مشخص کنید که اطلاعات شما چگونه و به چه طریقی ( فلش، کابل شبکه و … ) میبایست از دستگاه به سیستم کامپیوتر منتقل گردند. مشخص کردن این موارد و بررسی اطلاعات فنی دستگاه ها میتواند شما را در انتخاب یک دستگاه مناسب ( از لحاظ اطلاعات عددی ارائه شده توسط سازنده / فروشنده ) یاری کند.
پس از بررسی فنی، برند دستگاه را در نظر بگیرید. برندهای بسیاری هستند که کیفیت ساخت مطلوبی ندارند و جهت پایین بودن قیمت عرضه، از ضعیف ترین قطعات استفاده کرده اند. با این توضیحات اینگونه در نظر میگیریم که یک دستگاه مناسب انتخاب کردیم. اما برای خرید سیستم حضور و غیاب این ها کافی نیستند.
نرم افزار حضور و غیاب
شرکت ها و فروشگاه های داخلی بسیاری هستند که ممکن است دستگاه را به قیمت مناسبی عرضه کنند اما نرم افزار مناسب را در اختیار مشتری قرار ندهند و از آنجا که سیستم حضور و غیاب بدون نرم افزار مناسب جهت پردازش ترددها و گزارش گیری ناقص است، صورت حساب های دیگری نیز برای شما صادر کنند.
برای مثال در بسیاری از موارد، نرم افزار رایگانی بهمراه دستگاه به شما تحویل داده میشود. شما نیز نرم افزار را نصب و فعال میکنید. شروع به تعریف پرسنل میکنید و پنج نفر از پرسنل را در نرم افزار حضور و غیاب تعریف میکنید. اکنون برای تعریف نفر ششم شما دسترسی لازم را ندارید. با فروشنده تماس میگیرد و به شما پاسخ میدهند : برای تعداد بالاتر میبایست نسخه مثلا پرو را خریداری کنید. صورتحساب بعدی را پرداخت میکنید و ممکن است مجددا در تعداد پرسنل بالاتر نیز با این مشکل برخورد کنید.
در مواردی نیز برخی از امکانات نرم افزار از دسترس خارج هستند. مواردی از قبیل شبکاری، ثبت مرخصی، تعداد شیفت، تقویم کاری، شیفت چرخشی و … . تا اینجای کار کلیه این محدودیت ها در نرم افزار محاسبه ساعت کار اعمال میشوند. ممکن است ماژول محاسبه حقوق نیز بسته باشد و یا مجبور به تهیه نرم افزار دیگری برای محاسبه حقوق بشوید. مجددا ممکن است نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد نیز محدودیت هایی داشته باشد.
تا اینجا به این نتیجه رسیدیم که هر عنوان “نرم افزار رایگانی ” عملا ” کاملا رایگان ” نیست. پس از فروشنده بخواهید امکانات را برای شما شرح دهد. همچنین اکیدا در نظر داشته باشید که تقریبا تمامی شرکت های ارائه دهنده سیستم حضور و غیاب فقط برای دستگاه های خود نرم افزار ارائه میدهند. این بدین معناست در صورتیکه از نرم افزار همراه دستگاه رضایت نداشته باشید ممکن است هیچ نرم افزار حضور و غیاب مناسب دیگری برای دستگاهتان پیدا نکنید. پس یا مجبورید هزینه های درون برنامه ای را بپردازید و یا دستگاه را کاملا کنار بگذارید.
پشتیبانی حضور و غیاب
پشتیبانی یکی از مهمترین عوامل در جلب رضایت مشتری از یک خرید است. خرید یک سیستم حضور و غیاب مثل خرید میز و صندلی یا لوازم تحریر نیست. در بسیاری از موارد فرایند ارتباط بین فروشنده و خریدار پس از خرید از بین میرود اما سیستم حضور و غیاب نیازمند پشتیبانی مداوم و بروزرسانی های حداکثر سالیانه میباشد. برخی شرکت ها / فروشنده ها حتی پاسخگویی به عادی ترین سوالات مشتری را مستلزم پرداخت هزینه میدانند و گاها یک صورتحساب برای پشتیبانی دستگاه و صورتحسابی جداگانه برای پشتیبانی نرم افزار ارائه میدهند.
از نحوه پشتیبانی دستگاه و نرم افزار، مدت زمان آن و راه های ارتباط با پشتیبان به دقت مطلع شوید.
آموزش حضور و غیاب
اکثر سیستم های حضور و غیاب فاقد فایل های آموزشی هستند. برخی دیگر نیز فایل های آموزشی ناقص در اختیار مشتری قرار میدهند. پس از وجود و صحت فایل های آموزشی کار با سیستم حضور و غیاب نیز اطمینان حاصل کنید.
تمدید سالیانه
ممکن است هزینه هایی از قبیل حق استفاده سالیانه از نرم افزار، خدمات پشتیبانی سالیانه، هزینه سرور سالیانه، هزینه بروزرسانی و … نیز به لیست پرداختی شما اضافه گردد. این موارد را نیز قبل از خرید در نظر بگیرید.
قیمت دستگاه حضور و غیاب
کلیه موارد بالا ممکن است در قیمت نهایی یک سیستم حضور و غیاب لحاظ شوند. بخاطر پرداخت هزینه ای کمتر جهت دستگاه حضور و غیاب خود را در معرض پرداخت هزینه های گوناگون قرار ندهید چرا که یک دستگاه حضور و غیاب صرف نظر از کیفیت ساخت و اطلاعات فنی، بدون نرم افزار حضور و غیاب مناسب و پشتیبانی پاسخگو و متخصص هیچ کارایی ندارد.
خرید خوبی را برای شما آرزومندیم.
بدون دیدگاه